Aanpak voor agile veranderen
Het 10s (10 stappen) framework is een 'good practices' framework en kennisplatform voor succesvol verandermanagement op basis van agile principes
Het framework
Wat is het?
10s staat voor 10 stappen en benadrukt daarmee de eenvoud van het model. 10s is een modern open source framework voor verandermanagement. Het framework is gebaseerd op het agile gedachtengoed, maar omvat ook de ideeën en concepten van Kotter, Senge, Covey, Lean e.a.
Het idee is eenvoudig: Organisaties moeten zich blijven aanpassen aan de steeds veranderende realiteit. De manier waarop moet zo eenvoudig mogelijk zijn, veranderen op zich is al complex genoeg. Daarnaast moet het continu veranderen een discipline van de organisatie zelf kunnen zijn. 10s is dermate eenvoudig dat dat kan.
10s faciliteert zowel een goede top-down sturing als het bottom-up zoekproces van de organisatie. Beide zijn nodig voor een succesvolle uitvoering. 10s is agile, dat wil zeggen, het maximaliseert commitment, betrokkenheid en daarmee resultaat.
Geen aanpak heeft de wijsheid in pacht, daarom staat 10s voortdurend open voor leren. Ontwikkeling is permanent, voor organisaties maar ook voor het framework. Het framework is daarom niet alleen een model maar ook een open platform voor het delen van kennis.
10s is geschikt voor elke verandering of dit nu gaat om een business transformatie, verbetermanagement, het laten samenwerken van complete ecosystemen, zogenaamde harde veranderingen, of juist veranderingen die meer gericht zijn op het beïnvloeden van cultuur, houding & gedrag. Hoe? Wij komen het u graag toelichten. Of lees verder op deze site.
Filmpje 10s framework
De principes
Slechts 6 principes vormen de basis.
Dogmatiek is ons vreemd, daarom zijn we aanhanger van deze 6 principes. De 10 stappen die hierna volgen zijn aanpasbaar aan je organisatie.
#1 - Werk vanuit een visie
Een visie is bedoeld als communicatiemiddel en dient als baken voor de organisatie. Een visie bestaat uit: Erkenning en waardering voor de huidige situatie, de externe reden voor verandering, het doel van de verandering en de veranderstrategie.
#2 - Werk met alle mensen
Mensen zijn bepalend voor het succes van de verandering. Zij hebben ook de kennis van de organisatie. Zaak is dus ook een structuur te vinden waardoor met alle mensen gewerkt kan worden.
#3 - Creëer een ritme van verandering
Deel het verandertraject op in sprints waardoor je voor elke sprint urgentie creëert, commitment kan vragen en je de organisatie in staat stelt te leren.
#4 - Durf te veranderen
Voor echt veranderen is overzicht nodig. Kijk niet alleen naar je eigen postzegel, maar naar het geheel. Hier is lef voor nodig omdat dit vaak buiten het gebruikelijke domein gaat. Daarnaast vraagt veranderen soms een positief kritische blik. Dat is niet altijd even eenvoudig, maar moet toch.
#5 - Verander visueel
De kern van goed veranderen is zaken zichtbaar maken, ook de performance van de verandering zelf. Werk daarom aan een goed dashboard dat zo direct als mogelijk de performance van de organisatie laat zien.
#6 - Meet en borg de verandering
Zorg dat afspraken worden nagekomen. Spreek een meetinstrument met elkaar af hoe dat het beste kan gebeuren. Het is heel menselijk om terug te veren naar het oude gedrag, enige hulp om het nieuwe in de praktijk te brengen is noodzakelijk.
Waarom?
Elke manager weet dat veranderen lastig is. Of het nu gaat om organisatieontwikkeling, transitie of een reorganisatie.
Er zijn vele faalfactoren, een framework van good practices helpt om deze faalfactoren te vermijden. Hieronder benoemen we als voorbeeld de top 10 van faalfactoren voor verandermanagement.
-
Het onvoldoende enthousiasmeren (voor langere tijd) en meenemen van mensen in de verandering;
-
Te veel aandacht moeten geven aan de interne processen waardoor de klant uit het oog wordt verloren;
-
Te veel aandacht voor de lopende operatie zodat de verandering nooit wordt doorgevoerd;
-
Het hebben van een onvoldoende aansprekende, ambitieuze visie waardoor het baken naar de toekomst ontbreekt;
-
Het hebben van een gebrek aan focus en commitment om echt wat te willen doen aan het veranderen van de organisatie;
-
Te veel angst waardoor mooie en vaak dure plannen en rapporten worden gemaakt die nooit geïmplementeerd worden; onvoldoende tastbaar resultaat waardoor het draagvlak kan wegvallen;
-
Onvoldoende interne communicatie van de verandering waardoor het een soort geheim project wordt;
-
Onvoldoende lef bij de opdrachtgevers, vaak directie, voor verandering. Verandering gaat gepaard met ‘gedoe’. Het vraagt van opdrachtgevers een rechte rug om het ‘gedoe’ te managen;
-
Onvoldoende continuïteit waardoor wel een impuls wordt gegeven, maar verandering nooit wordt doorgezet;
-
Het niet hanteren van een duidelijke aanpak voor verandering waardoor mensen te veel zoekende zijn naar hoe het moet en niet dezelfde taal spreken.
De stappen
Het 10s framework bestaat uit... 10 stappen!
Veranderen is immers complex genoeg. Dan kan de aanpak maar beter eenvoudig zijn.
De ringen
De buitenste ring (terra) bevat de stappen voor het opzetten en managen van het veranderprogramma. Dit programma is opgedeeld in sprints van steeds drie maanden. Elk sprint wordt gestart met een plan en afgesloten met een retrospectief, dat is de middelste ring (blauw). De binnenste ring (geel) bevat de specifieke veranderacties.
De 10 stappen
#1 - Determine scope
Determine scope is het bepalen van de veranderopdracht in samenspraak met de opdrachtgever. Vaak gaat het om het vastleggen van aanleiding, doel, huidige situatie en knelpunten, gewenste situatie en eventuele kaders.
#2 - Create vision
Een visie is bedoeld als communicatiemiddel. Ze moet de organisatie enthousiasmeren, motiveren en inspireren. Een visie is een baken voor de mensen waaraan ze beslissingen, het lopende werk en de projecten kunnen toetsen.
Een visie bestaat tenminste uit vier elementen:
-
Waardering en erkenning voor de organisatie zoals ze nu is en wat de mensen met elkaar al hebben bereikt;
-
Het waarom van de verandering. Wat is er gebeurd in de markt dat de organisatie hierop moet reageren?;
-
Het doel van de verandering. Wat hebben we bereikt als we veranderd zijn?;
-
De veranderstrategie. Hoe gaan we veranderen? Hoe lang gaat het duren? Welk hoofdscenario gaan we volgen?
#3 - Plan the program
Maak het programmaplan. In de kern is dit het maken van de program backlog: een decompositie van de doelen naar beoogde resultaten en/ of subdoelen; en het ontwerpen van de programmaorganisatie. Onderdelen die vaak ook relevant zijn in deze stap zijn de stakeholderanalyse: met welke spelers en belangen heb ik te maken?; een business case: welke kwalitatieve en/ of kwantitatieve doelen wil ik behalen en tegen welke kosten?
#4 - Plan the cycle
Vanuit de backlog wordt elke sprint (cycle) weer een nieuw sprintplan gemaakt. Het sprintplan bevat concrete beoogde resultaten die binnen de termijn van een sprint worden gerealiseerd. Resultaten die meer tijd nodig hebben dan één sprint worden in deelresultaten opgeknipt.
#5 - Observe
Observeren is de eerste stap van de kern. Het gaat hier om het feitelijk observeren. Wat is er aan de hand. Wat zijn we sterk in, waar kunnen we op verbeteren? Deze stap gebruiken we voor elke veranderactie, maar ook om te meten in welke mate we progressie boeken ten opzichte van de gedefinieerde doelen: het dashboard.
#6 - Understand
Deze stap gaat om het doorkrijgen van het onderliggende patroon. In de vorige stap nemen we symptomen waar. Hier gaat het om het stellen van de diagnose. Wat is het onderliggende patroon?
#7 - Design
Als we het patroon kennen, dan kunnen we vaak ook vrij eenvoudig het ontwerp voor de nieuwe situatie vaststellen.
#8 - Implement
In deze stap stellen we vast hoe we willen implementeren. Volstaat een simpele trainingen, of is een veel intensievere begeleiding nodig om tot de gewenste situatie te komen? Stel in deze stap ook vast hoe de nieuwe afspraken geborgd worden. Daarna begint de cyclus weer van voren af aan.
In Observe meten we het succes van de implementatie, wijkt het af dan proberen we in de Understand vast te stellen hoe dat komt, etc.
#9 - Learn from the cycle
Elke sprint wordt afgesloten met een evaluatie. Dit is een product review: wat is het gerealiseerde resultaat en hoe verhoudt zich dat tot het geplande resultaat?; en een retrospectief: wat hebben we geleerd van de afgelopen sprint?
#10 - Evaluate the program
Ook het programma zelf wordt regelmatig geëvalueerd. Vaak loopt een veranderprogramma 2 tot 5 jaar. Ons advies is dan minstens één keer per jaar het programma als geheel te evalueren.
Downloads
Download hieronder de documenten van het model voor Agile Veranderen (10s).
We delen graag onze documenten van het 10s framework. We zien ze als open source documenten. Wel vragen we of je je emailadres bij ons achterlaat. We weten graag wie belangstelling toont ;-).
Lees eventueel ons privacy statement (opent in een nieuw venster).