Procesverbetering

Procesverbetering is een onmisbaar element in een

succesvolle transformatie.

We hebben het hier dan niet over de kleinere optimalisaties. Heel vaak komen we grote onduidelijkheden/ verspillingen/ blokkades tegen in de belangrijkste bedrijfsprocessen. Het verbeteren daarvan kan significante kostenvoordelen en/ of tijdsvoordelen opleveren.

Juist in combinatie met verandermanagement is dit zo'n krachtig hulpmiddel. Immers, organisaties leveren producten en diensten. Deze producten en diensten worden voortgebracht door processen. Als je dus de performance van een organisatie wilt verbeteren dan moet je naar haar processen kijken.

Doe dit dan wel op de goede manier. Dat is met de mensen die het proces uitvoeren. Zij weten hoe het werkt. Vaak worden dit soort activiteiten op een te 'blauwe' manier uitgevoerd. Dat wil zeggen: er wordt heel technisch naar alleen het proces gekeken. Dat is onvoldoende. Het proces is een middel om mensen goed te laten samenwerken.

Punt is alleen dat de meeste mensen heel goed hun eigen taak kennen en de input en output, maar dat er slechts weinigen zijn die het overzicht over het geheel hebben. Vaak is alleen de bewustwording hoe de huidige situatie werkt en enorme eye opener.

Als wij het hebben over procesverbetering dan bedoelen we in beginsel elk proces in de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld het proces voor productontwikkeling zijn vanaf het eerste idee tot en met de succesvolle lancering in de markt, maar ook het portfolio-, programma- en projectsturingsproces. Het spreekt voor zich dat het zinvol is hierin een strategie af te spreken en de aandacht te richten, in eerste instantie, op die processen waar de meeste voordelen te behalen zijn.

En, voor de goede orde, er is een belangrijk onderscheid tussen het 'eenvoudig' registreren van processen in een daarvoor passend tool en de manier van procesverbetering zoals wij hier voorstaan.

Voor procesverbetering gebruiken wij Value Stream Mapping (VSM), een instrument bekend geworden binnen de Lean stroming. Het idee is om met een relevante groep stakeholder in eerste instantie het proces in de huidige situatie op te tekenen. Dit kan het beste op een grote muur behangen met (vaak bruin) papier. Teken dit proces van het product of de dienst die aan de klant wordt opgeleverd. Dat werkt vaak het beste. Werk dan van achteren naar voren, naar de trigger van het proces.

Geef dan op het zo ontstane proces de verspillingen aan. Doe dit zo feitelijk mogelijk.

 

Probeer de verspillingen echt goed te doorgronden. Waarom gebeuren dingen zoals ze gebeuren. Voor een van onze klanten had bijvoorbeeld de directeur de neiging steeds zelf in te grijpen in een lopend proces. Dit verstoorde de procesgang aanzienlijk. Maar waarom deed hij dat? 

 

Als het huidige proces is getekend en de verspillingen zijn doorgrond is het vaak relatief eenvoudig om te komen tot een nieuw, beter proces.

Bovenstaande klinkt erg eenvoudig. En zo is het ook bedoeld. Neemt niet weg dat dit werk in de praktijk behoorlijk complex kan zijn. Voor ingewikkelde processen (projectsturing bijvoorbeeld) kan het zomaar zijn dat er veel verschillende percepties heersen in de organisatie over wat de huidige situatie is, of hoe het allemaal zou moeten gebeuren. Het op een goede manier bij elkaar brengen van de verschillende meningen vraagt dan het nodige inzicht, tact en ervaring. Bij voorkeur gefaciliteerd door een onpartijdig persoon.

 

Meer weten? Neem contact met ons op. Wij komen graag langs.